RFP360: RFP'lerin Ağrısını Giderecek Gelişen Teknoloji

RFP360

Kariyerimin tamamını yazılım satışı ve pazarlamasında geçirdim. Sıcak potansiyel müşteriler elde etmek, satış döngüsünü hızlandırmak ve anlaşmaları kazanmak için çabaladım - bu da, yeni iş kazanmak söz konusu olduğunda, yaşamımın yüzlerce saatini düşünmek, üzerinde çalışmak ve bunlara yanıt vermek için harcadığım anlamına geliyor. .

RFP'ler her zaman bitmeyen bir kağıt kovalamaca gibi hissettirdi - ürün yönetiminden gelen yanıtları aramak, hukuki anlaşmazlıkları yürütmek, BT ile sorunları gidermek ve finans ile sayıları doğrulamak gibi kaçınılmaz olarak gerekli olan sefil yavaş bir süreç. Tanıdık olanlar bilir - liste devam eder. Pazarlama, satış ve iş geliştirme uzmanları, tekrar eden sorulara önceki yanıtları gözden geçirmek, yeni sorulara verilen yanıtları takip etmek, bilgileri doğrulamak ve tekrar tekrar onaylar aramak için sayısız saatlerini verimsiz bir şekilde harcarlar. Süreç karmaşıktır, zaman alıcıdır ve herhangi bir kuruluşun kaynaklarını zorlar. 

Teknolojinin hızlı evrimine rağmen, birçok işletme için RFP süreci, on yıldan daha uzun bir süre önce kariyerimin başlangıcındaki deneyimlerime göre çok az değişti. Pazarlama ekipleri, Excel e-tablolarında, paylaşılan Google dokümanlarında ve hatta e-posta arşivlerinde bulunabilecek çeşitli kaynaklardan alınan yanıtları kullanarak, teklifleri bir araya getirmek için hala manuel süreçler kullanıyor.

Bununla birlikte, sadece RFP sürecinin daha verimli olmasını umutsuzca dilemekle kalmıyoruz, endüstri de bunu talep etmeye başlıyor, bu da yeni çıkan yazılımların RFP manzarasında muazzam bir etki yaratacağı yer.

RFP Yazılımının Faydaları

Bir RFP'nin yapımını daha az zahmetli hale getirmenin ötesinde; RFP'ler için hızlı, tekrarlanabilir bir süreç oluşturmak, gelir üzerinde doğrudan bir etkiye sahip olabilir. İşte burada ortaya çıkan RFP teknolojisi devreye giriyor.

RFP yazılımı, bir içerik kitaplığındaki yaygın soruları ve yanıtları merkezileştirir ve kataloglar. Bu çözümlerin çoğu bulut tabanlıdır ve teklif yöneticileri, konu uzmanları ve yönetici düzeyinde onaylayıcılar arasında gerçek zamanlı işbirliğini destekler.

Özellikle, RFP360 kullanıcıların hızlı bir şekilde: 

  • Özel bir Bilgi Bankası ile içeriği kaydedin, bulun ve yeniden kullanın
  • İş arkadaşlarınızla tek bir belgenin aynı sürümü üzerinde çalışın
  • Soru atayın, ilerlemeyi takip edin ve hatırlatıcıları otomatikleştirin
  • Soruları belirleyen ve doğru yanıtı seçen AI ile yanıtları otomatikleştirin
  • Bilgi Bankası'na erişin ve eklentilerle Word, Excel ve Chrome'da teklifler üzerinde çalışın.

Masaüstü Yanıtlayıcı

Sonuç olarak, bir RFP360'nin teklif yönetimi çözümü, toplam yanıt sürelerini önemli ölçüde azaltabildiklerini, tamamlayabildikleri RFP sayısını artırabildiklerini ve aynı zamanda genel kazanma oranlarını iyileştirebildiklerini bildirdi.

Bu yıl, geçen yıla göre yüzde 85 daha fazla RFP'ye yanıt verdik ve ilerleme oranımızı yüzde 9 artırdık.

Erica Clausen-Lee, InfoMart'ın baş strateji sorumlusu

Daha hızlı yanıtlarla, işi kazanma olasılığı daha yüksek olan tutarlı, doğru ve verimli yanıtlar sunmak için daha fazla genel fırsata sahip olacaksınız.

RFP Tutarlılığını Artırın

Platformun Bilgi Tabanını kullanarak, kullanıcılar geçmiş teklif içeriğini kolayca depolayabilir, düzenleyebilir, arayabilir ve yeniden kullanabilir, böylece RFP yanıtlarına bir adım önde başlamaları sağlanır. Teklif içeriği için merkezi bir merkez, ekibinizin mevcut yanıtları yeniden yazmasını önleyerek verileri toplamanıza ve gelecekte kullanmak üzere en iyi yanıtları saklamanıza olanak tanır.

Bilgimizin güvenli ve tutarlı olduğunu bilmenin güvenliğine sahibiz. Birisi istifa ederse veya tatile çıkarsa, herhangi bir KOBİ uzmanlığını kaybedeceğimizden endişelenmemize gerek yok. Önceki cevapları bulmak için saatler harcamıyoruz ve kimin ne yaptığını bulmaya çalışmıyoruz çünkü tüm sorular ve cevaplar RFP360'ta.

National Geographic Learning'den Beverly Blakely Jones | Cengage Uygulama İncelemesi

RFP Doğruluğunu İyileştirin 

Yanlış veya güncel olmayan yanıtları yakalamak, en deneyimli ekip üyesi için bile zor olabilir. Bir RFP'de yaygın olarak ortaya çıkan hızlı dönüş süresi ile eşleştirildiğinde, hatalı bilgi bileşenleri sağlama riski. Maalesef yanlış bilgiler, peşinden gitmeyi amaçladığınız işe çok mal olabileceğinden son derece maliyetli olabilir. Yanlış bir RFP yanıtı, değerlendirmeden dışlanmaya, uzun süreli görüşmelere, sözleşmede gecikmelere veya daha kötüsüne yol açabilir.

Bulut tabanlı RFP yazılımı, değişimin sistem genelinde yansıtıldığını bilmenin verdiği güvenle, ekiplerin yanıtlarını istedikleri zaman istedikleri yerden güncellemelerine izin vererek bu sorunu giderir.

Örneğin, bu tür bir işlevsellik, bir ürün veya hizmet, standart bir yanıta dahil edilmesi gereken sık güncellemelerden geçtiğinde sahip olunan harika bir araçtır. Pek çok durumda, bu tür bir değişiklikle karşı karşıya kalan ekipler, güncellemelerin kurumsal olarak benimsenmesini sağlamak için tüm bir organizasyon şemasından geçmeli ve ardından her bir üyeyi, bireysel düzeyde yapıldığından emin olmak için takip ederken aynı zamanda her bir teklifi daha önce iki kez kontrol etmelidir Git dışarı. Bu çok yorucu.

Bulut tabanlı RFP yazılımı, tüm işletme için bu değişiklikleri yönetir ve gelişen içerik için tek bir takas odası görevi görür.

RFP Verimliliğini Artırın

RFP yazılımının en büyük yararı, verimliliğin ne kadar hızlı geliştirildiğidir - kendi yöntemiyle, bu tür bir teknolojiyi kullanarak bir RFP oluşturmak için gereken süre, kıyıdan kıyıya sürüş ile uçmak arasındaki farkla karşılaştırılabilir. RFP360 dahil birçok RFP yazılım çözümü aynı zamanda bulut tabanlıdır, bu da hızlı dağıtıma izin verir, bu da sonuçların neredeyse anlık olduğu anlamına gelir.

Değer elde etme zamanı (TtV), bir müşterinin, yazılımın değerini tam olarak anladığında ve potansiyelini açığa çıkardığında imzalanan sözleşmeden 'ah-ha anına' ne kadar sürdüğünü izleyen bir saat olduğu fikridir. RFP yazılımı için bu an, genellikle kullanıcı ilk RFP'sinde müşteri deneyimi ekibiyle çalışırken sözleşme imzalandıktan birkaç hafta sonra gerçekleşir. Standart cevaplar ve ilk teklif sisteme yüklenir, ardından ah-ha anı - yazılım soruları tanır ve bir an içinde RFP'nin ortalama yüzde 60 ila 70'ini tamamlayarak doğru cevapları ekler. 

RFP360'ın arayüzünün en sezgisel ve kurulumu ve çalıştırması en kolay arayüz olduğunu gördük. Bizim için çok az bir öğrenme eğrisi oldu ve bu, performansımızın neredeyse anında artmasını sağladı.

Emily Tippins, Swish Bakım Satış Yöneticisi | Vaka Analizi

RFP sürecinin evrimi, kullanıcılara daha üst düzey stratejik girişimlere odaklanmak için zaman kazandırır. 

Bizi kesinlikle daha verimli hale getirdi. RFP360 bize zamanımızı geri verdi ve projelerimizi gerçekten seçmemizi sağladı. Artık çıldırmış değiliz. Derin bir nefes alabilir, stratejik olmaya odaklanabilir ve doğru projeleri seçtiğimizden ve kaliteli yanıtlar verdiğimizden emin olabiliriz.

Brandon Fyffe, CareHere'da iş geliştirme ortağı

RFP Teknolojisinin Olması Gerekenler

  • RFP'lerin ötesinde iş - Yanıt yazılımı yalnızca RFP'ler için değildir, ayrıca bilgi taleplerini (RFI'ler), güvenlik ve durum tespiti anketlerini (DDQ'lar), yeterlilik taleplerini (RFQ'lar) ve daha fazlasını yönetebilirsiniz. Teknoloji, tekrarlanabilir cevaplarla her tür standartlaştırılmış soru ve cevap formu için kullanılabilir.
  • Sınıfının en iyisi kullanılabilirlik ve destek - Teklif talepleri üzerinde çalışan herkes süper kullanıcı değildir. RFP'ler, çeşitli teknik beceri düzeylerine sahip birçok departman ve konu uzmanından girdi gerektirir. Mükemmel müşteri desteği ile kullanımı kolay ve sezgisel bir çözüm seçin.
  • Deneyim ve istikrar - Tüm SaaS teknoloji sağlayıcılarında olduğu gibi, RFP teknolojinizden düzenli güncellemeler ve geliştirmeler bekleyebilirsiniz, ancak şirketin güvenebileceğiniz gerçekten yararlı özellikler sunacak deneyime sahip olduğundan emin olun.
  • Bilgi tabanı  - Her RFP çözümü, kullanıcılarınızın kolayca işbirliği yapmasına ve kendilerine atanan yanıtlara güncellemeler sağlamasına olanak tanıyan aranabilir bir içerik merkezi içermelidir. Genel soruları yanıtlarıyla eşleştirmek için yapay zekadan yararlanan bir çözüm arayın.
  • Akıllı eklentiler ve entegrasyonlar - RFP teknolojisi, kullandığınız programlarla birlikte çalışmalıdır. Word veya Excel gibi programlarda yanıtınız üzerinde çalışırken bilgi tabanınızı kullanmanıza izin veren eklentileri arayın. Yazılım, RFP'nizi mevcut süreçlerinizi sorunsuz bir şekilde desteklemek için önemli CRM ve üretkenlik uygulamalarıyla da entegre olmalıdır.

Daha Az Zaman Harcayın ve Daha Fazla Teklif Kazanın

RFP'ler kazanmakla ilgilidir. Alıcının kimin en iyi olduğuna karar vermesine yardımcı olmak için tasarlanmıştır ve işletmenizin faturaya uygun olduğunu ne kadar hızlı kanıtlarsanız o kadar iyidir. RFP yazılımı, sizi daha hızlı dikkate almak, daha fazla işi kapatmak ve size daha fazla kazanma fırsatı vermek için sürecinizi hızlandırır.

Pazarlama ekipleri gelir operasyonlarıyla daha uyumlu ve işbirliğine dayalı hale geldikçe, RFP teknolojisi süreç için daha da önemli hale geliyor. Hızlı RFP yanıtlarına olan talep ortadan kalkmıyor. Bu nedenle, RFP'lerinizde size zaman kazandıran teknolojiyi benimsemek için daha fazla dayanamayana kadar beklemeyin. Rakipleriniz kesinlikle olmayacak.

RFP360 Demosu talep edin

Ne düşünüyorsunuz?

Bu site spam'i azaltmak için Akismet'i kullanıyor. Yorum verilerinizin nasıl işlendiğini öğrenin.