Adres Standardizasyon 101: Faydalar, Yöntemler ve İpuçları

Adres Standardizasyon 101: Faydalar, Yöntemler ve İpuçları

En son ne zaman listenizdeki tüm adresleri aynı biçimde ve hatasız buldunuz? Asla, değil mi?

Şirketinizin veri hatalarını en aza indirmek için atabileceği tüm adımlara rağmen, manuel veri girişi nedeniyle yazım hataları, eksik alanlar veya önde gelen boşluklar gibi veri kalitesi sorunlarını ele almak kaçınılmazdır. Aslında, Profesör Raymond R. Panko, kitabında yayınlanan kağıt özellikle küçük veri kümelerindeki elektronik tablo veri hatalarının %18 ile %40 arasında değişebileceğini vurguladı.  

Bu sorunla mücadele etmek için adres standardizasyonu harika bir çözüm olabilir. Bu gönderi, şirketlerin verileri standartlaştırmaktan nasıl yararlanabileceğini ve amaçlanan sonuçları elde etmek için hangi yöntemleri ve ipuçlarını göz önünde bulundurmaları gerektiğini vurgulamaktadır.

Adres Standardizasyonu Nedir?

Adres standardizasyonu veya adres normalleştirme, adres kayıtlarının, örneğin, yetkili bir veri tabanında düzenlendiği gibi, tanınmış posta hizmeti standartlarına uygun olarak tanımlanması ve biçimlendirilmesi sürecidir. Amerika Birleşik Devletleri Posta Servisi (USPS).

Çoğu adres, standart bir adresi tam olarak yazılmış, Posta Hizmeti standart kısaltmaları kullanılarak kısaltılmış veya mevcut Posta Hizmeti ZIP+4 dosyasında gösterildiği gibi tanımlayan USPS standardına uymaz.

Posta Adresleme Standartları

Adres ayrıntıları (örneğin, ZIP+4 ve ZIP+6 kodları) veya noktalama işaretleri, büyük/küçük harf aralığı, boşluk ve yazım hataları nedeniyle tutarsız veya değişen biçimlerde adres girişleri olan şirketler için adresleri standartlaştırmak acil bir ihtiyaç haline gelir. Bunun bir örneği aşağıda verilmiştir:

Standart posta adresleri

Tablodan görüldüğü gibi, tüm adres ayrıntılarında bir veya birden fazla hata var ve hiçbiri gerekli USPS yönergelerini karşılamıyor.

Adres standardizasyonu adres eşleştirme ve adres doğrulama ile karıştırılmamalıdır. Benzerleri olsa da, adres doğrulama, bir adres kaydının USPS veritabanındaki mevcut bir adres kaydına uygun olup olmadığını doğrulamakla ilgilidir. Adres eşleştirme ise, aynı varlığa atıfta bulunup bulunmadığını belirlemek için iki benzer adres verisini eşleştirmekle ilgilidir.

Adresleri Standartlaştırmanın Faydaları

Veri anormalliklerini temizlemenin bariz nedenlerinin yanı sıra, adresleri standart hale getirmek şirketler için bir dizi fayda sağlayabilir. Bunlar şunları içerir:

  • Adresleri doğrulamak için zaman kazanın: adresleri standartlaştırmadan, doğrudan posta kampanyası için kullanılan adres listesinin doğru olup olmadığından, postalar iade edilmedikçe veya yanıt alınmadıkça şüphelenmenin bir yolu yoktur. Değişen adresleri normalleştirerek, doğruluk için yüzlerce posta adresini gözden geçiren personel tarafından önemli çalışma saatlerinden tasarruf edilebilir.
  • Posta maliyetlerini azaltın: Doğrudan posta kampanyaları, doğrudan posta kampanyalarında faturalandırma ve gönderim sorunlarına neden olabilecek yanlış veya yanlış adreslere yol açabilir. Veri tutarlılığını iyileştirmek için adresleri standart hale getirmek, iade edilen veya teslim edilmeyen postaları azaltabilir ve bu da daha yüksek doğrudan posta yanıt oranlarına neden olabilir.
  • Yinelenen adresleri ortadan kaldırın: çeşitli biçimler ve hatalı adresler, müşteri memnuniyetini ve marka imajını azaltabilecek kişilere iki kat daha fazla e-posta gönderilmesine neden olabilir. Adres listelerinizi temizlemek, firmanızın boşa giden teslimat maliyetlerinden tasarruf etmesine yardımcı olabilir.

Adresler Nasıl Standartlaştırılır?

Herhangi bir adres normalleştirme etkinliği, faydalı olması için USPS yönergelerini karşılamalıdır. Tablo 1'de vurgulanan verileri kullanarak, normalleştirme sırasında adres verilerinin nasıl görüneceği aşağıda açıklanmıştır.

Adres standardizasyonundan önce ve sonra

Adreslerin standartlaştırılması 4 adımlı bir süreci içerir. Bu içerir:

  1. Adresleri içe aktar: Excel elektronik tabloları, SQL veritabanları vb. gibi birden çok veri kaynağındaki tüm adresleri tek bir sayfada toplayın.
  2. Hataları incelemek için profil verileri: adres listenizde bulunan hataların kapsamını ve türünü anlamak için veri profili oluşturma işlemini gerçekleştirin. Bunu yapmak, herhangi bir standardizasyon gerçekleştirmeden önce düzeltilmesi gereken potansiyel sorunlu alanlar hakkında size kabaca bir fikir verebilir.  
  3. USPS yönergelerini karşılamak için hataları temizleyin: Tüm hatalar tespit edildikten sonra adresleri temizleyebilir ve USPS yönergelerine göre standart hale getirebilirsiniz.
  4. Yinelenen adresleri tanımlayın ve kaldırın: yinelenen adresleri belirlemek için elektronik tablonuzda veya veritabanınızda çift sayıları arayabilir veya tam veya bulanık eşleme girişleri tekilleştirmek için.

Adresleri Standartlaştırma Yöntemleri

Listenizdeki adresleri normalleştirmeye yönelik iki farklı yaklaşım vardır. Bunlar şunları içerir:

Manuel Komut Dosyaları ve Araçlar

Kullanıcılar, çeşitli yöntemlerle kitaplıklardaki adresleri normalleştirmek için çalıştırma komut dosyalarını ve eklentileri manuel olarak bulabilir.

  1. Programlama dilleri: Python, JavaScript veya R, tam olmayan adres eşleşmelerini belirlemek için bulanık adres eşleştirmeyi çalıştırmanıza ve kendi adres verilerinize uyacak şekilde özel standardizasyon kuralları uygulamanıza olanak sağlayabilir.
  2. Kodlama depoları: GitHub, kod şablonları ve USPS sağlar API adresleri doğrulamak ve normalleştirmek için kullanabileceğiniz entegrasyon.  
  3. Uygulama Programlama Arayüzleri: aracılığıyla entegre edilebilen üçüncü taraf hizmetleri Posta adreslerini ayrıştırmak, standartlaştırmak ve doğrulamak için API.
  4. Excel tabanlı araçlar: YAddress, AddressDoctor Excel Plugin veya excel VBA Master gibi eklentiler ve çözümler, veri kümelerinizdeki adreslerinizi ayrıştırmanıza ve standart hale getirmenize yardımcı olabilir.

Bu yoldan gitmenin birkaç avantajı, ucuz olması ve küçük veri kümeleri için verileri normalleştirmenin hızlı olabilmesidir. Ancak, bu tür komut dosyalarının kullanılması birkaç bin kaydın ötesine geçebilir ve bu nedenle çok büyük veri kümeleri veya farklı kaynaklara yayılmış olanlar için uygun değildir.

Adres Doğrulama Yazılımı

Verileri normalleştirmek için kullanıma hazır bir adres doğrulama ve normalleştirme yazılımı da kullanılabilir. Genellikle, bu tür araçlar, entegre bir USPS veritabanı gibi belirli adres doğrulama bileşenleriyle birlikte gelir ve adresleri ölçekte standart hale getirmek için bulanık eşleştirme algoritmaları ile birlikte kullanıma hazır veri profili oluşturma ve temizleme bileşenlerine sahiptir.

Yazılımın sahip olması da önemlidir. CASS belgeleme USPS'den gelir ve aşağıdakiler açısından gerekli doğruluk eşiğini karşılar:

  • 5 basamaklı kodlama – eksik veya yanlış 5 basamaklı Posta kodunun uygulanması.
  • ZIP+4 kodlaması – eksik veya yanlış 4 basamaklı kodun uygulanması.
  • Konut Teslim Göstergesi (RDI) – bir adresin konut veya ticari olup olmadığının belirlenmesi.
  • Teslimat Noktası Doğrulaması (DPV) – bir adresin süit veya daire numarasına kadar teslim edilip edilemeyeceğinin belirlenmesi.
  • Gelişmiş Seyahat Hattı (eLOT) – taşıyıcı rotası içinde eklenti aralığına yapılan ilk teslimatın gerçekleştiğini belirten bir sıra numarası ve artan/azalan kod, sıra numarası içindeki yaklaşık teslimat sırasını gösterir. 
  • Bulunabilir Adres Dönüştürme Sistemi Bağlantısı (LACSLink) – 911 acil durum sistemini uygulayan yerel belediyeler için yeni adresler almanın otomatik bir yöntemi.
  • süitBağlantı® müşterilerin sağlamasını sağlar geliştirilmiş iş adresleme bilgileri iş adreslerine, aksi takdirde mümkün olmayacak şekilde USPS teslimat sıralamasına izin verecek bilinen ikincil (paket) bilgileri ekleyerek.
  • Ve daha fazlası ...

Başlıca avantajları, CRM'ler, RDBM'ler ve Hadoop tabanlı havuzlar dahil farklı sistemlerde depolanan adres verilerini ve boylam ve enlem değerlerini elde etmek için coğrafi kod verilerini doğrulama ve standartlaştırma kolaylığıdır.

Sınırlamalara gelince, bu tür araçlar manuel adres normalleştirme yöntemlerinden çok daha pahalıya mal olabilir.

Hangi Yöntem Daha İyi?

Adres listelerinizi geliştirmek için doğru yöntemi seçmek, tamamen adres kayıtlarınızın hacmine, teknoloji yığınına ve proje zaman çizelgesine bağlıdır.

Adres listeniz beş bin kayıttan azsa, onu Python veya JavaScript ile standart hale getirmek daha iyi bir seçenek olabilir. Bununla birlikte, birden fazla kaynağa veri yayılımını zamanında kullanan adresler için tek bir doğruluk kaynağına ulaşmak acil bir ihtiyaçsa, CASS sertifikalı bir adres standardizasyon yazılımı daha iyi bir seçenek olabilir.